Infatti, non si tratta solo di dove metterle…
È sempre più attuale parlare di DMS e quindi di Document Management System, in italiano, che ci piace anche di più, sistema di gestione dei documenti o sistema di gestione documentale. Questo il nome, ma cosa significa effettivamente delegare la gestione documentale ad un DMS? Quali sono i vantaggi della dematerializzazione dei documenti?
Non si tratta infatti solo di dove mettiamo i documenti, ma anche di quando li archiviamo, di come lo facciamo e del perché e altrettanto importante chi lo fa e per chi.
La questione va affrontata sotto parecchi punti di vista. Per spiegarlo proviamo a partire da alcuni scenari, di solito i più richiesti dai clienti quando facciamo una demo del documentale Globe.
Scenario 1 – Archiviazione delle offerte commerciali e dei documenti collegati
Prospect che a volte ritornano
Un prospect torna alla carica dopo non essersi più fatto sentire a seguito dell’invio di un preventivo fatto mesi prima (capita più spesso di quanto vorremmo) e vi chiede un nuovo preventivo o l’aggiornamento del preventivo inviato a suo tempo, cambiando anche alcune specifiche tecniche.
Scatta la caccia il tesoro, chi gli ha mandato il preventivo la prima volta? Quando l’ha inviato? Soprattutto a quali condizioni commerciali? Sulla base di quali specifiche il preventivo è stato calcolato? Il preventivo era stato approvato dal responsabile commerciale o dal titolare prima dell’invio?
Risalire a tutte le informazioni è frustrante e impegnativo, è una perdita di tempo notevole e in alcuni casi anche infruttuosa, perché non sempre si riescono a trovare tutti i documenti relativi all’offerta precedente e quindi ci si appresta a rifare il lavoro con l’incognita che debba anche essere coerente con il precedente, che il potenziale cliente ha ancora e magari anche accuratamente dematerializzato con un DMS.
Uno dei motivi per cui questo scenario è significativo per molte aziende che valutano l’acquisizione di un software documentale è perché una delle esigenze è la gestione di tutti quei documenti che sono extra software gestionale, come ad esempio i preventivi e le offerte commerciali, la documentazione della formazione obbligatoria, le certificazioni della qualità, le scadenze della 626, come la manutenzione estintori… ecc.
Aggiungendo a questo scenario un DMS, cambia molto la prospettiva e si ottimizzano i tempi di esecuzione della stessa attività. I documenti dematerializzati e archiviati in un documentale sono organizzati secondo un menu e ogni documento riporta a delle parole chiave o dei tag, di cui alcuni dei principali dati sono l’intestazione del documento, la data, la tipologia, l’autore, ma in realtà si possono scegliere e personalizzare per ogni tipologia di documento. Oltre a queste informazioni è possibile mantenere le versioni del documento con la registrazione delle modifiche e collegare al documento un dossier con tutti i suoi allegati, ad esempio il disegno tecnico, il preventivo di un fornitore di alcuni pezzi e lavorazioni esterne oppure della materia prima.
Insomma, facile recuperare il preventivo usando per la ricerca uno o più parametri e ancora più facile reperire tutti i documenti ad esso collegati perché sono archiviati in un dossier collegato al pdf del preventivo.
Inoltre, il documentale può gestire l’iter approvativo di un preventivo e mantenere traccia di chi l’ha inserito, chi l’ha approvato e quando. Tutto tracciabile e tutto a portata di un semplice click a tempo zero.
Scenario 2 – Workflow approvativo di un ordine di vendita fuori fido
Fidarsi è bene, ma non fidarsi è meglio
Un cliente abituale invia un ordine, che viene inserito nel gestionale dall’ufficio vendite, l’ordine però viene bloccato in automatico dall’ERP, perché l’importo è fuori fido e anche di una cifra significativa, che supera un determinato range prestabilito. In questo caso l’azienda richiede un iter approvativo a due livelli che coinvolge due aree: il controllo di gestione e la direzione.
L’azienda in questione non ha un DMS, per cui l’iter approvativo viene gestito tramite email. Parte dall’ufficio vendite la prima richiesta al CDG, il CDG deve fare le sue valutazioni e può richiedere ulteriori specifiche, rispondendo alla mail, oppure autorizzare e inoltrarlo alla direzione per il secondo step del workflow approvativo o non autorizzare l’ordine. La direzione a sua volta fa le sue valutazioni e può chiedere altre informazioni con altre email oppure autorizzare o non autorizzare il proseguimento della pratica.
Tracciare questo iter che si svolge via email o ricostruirlo a posteriori in caso di problemi, diciamocelo, è un vero delirio, inoltre la persona dell’ufficio vendite che ha inviato la prima richiesta e che probabilmente deve rispondere al cliente non ha modo di sapere a che punto sia l’approvazione, a meno che non solleciti, con ulteriori mail, per richiedere il punto della situazione. Un via vai di mail tra uffici, difficile da tracciare e ricostruire, è sicuramente poco efficiente e molto dispersivo.
Aggiungendo a questo scenario un DMS, interfacciato con il gestionale, la situazione cambia in modo netto. L’iter approvativo passa in automatico dall’ERP al documentale dove la richiesta di approvazione viene notificata alle aree coinvolte, che possono commentare direttamente nel software eventuali richieste di ulteriori specifiche o aggiunte di documentazione collegate al dossier e l’ufficio vendite può seguire gli step dell’iter, monitorando i vari passaggi direttamente nel software documentale. Ogni step è notificato a chi di dovere in modo automatico, in tempo reale e rimane archiviato.
Inoltre, appena il workflow giunge a conclusione, in caso di esito positivo, è possibile automatizzare la comunicazione di sblocco dell’ordine di vendita direttamente dal DMS all’ERP, così può proseguire fino alla consegna dell’ordine. In caso negativo viene notificata all’ufficio vendite la risposta direttamente dal DMS con le eventuali motivazioni e la richiesta al cliente di ulteriori garanzie per poter sbloccare l’ordine.
Niente da inseguire e tutto a disposizione con pochi click e con le automazioni settate si possono ottimizzare i tempi di risposta e quindi anche di invio dell’ordine.
Questo scenario, diversamente dal precedente, tratta una situazione in cui i software ERP e documentale sono integrati tra loro e permettono una gestione più efficiente di un ordine di vendita fuori fido e il suo iter approvativo. Per un approfondimento sull’interfacciamento tra i software leggi l’articolo Interfaccia o Connettore?.
DMS alcuni consigli prima di iniziare
Chi ben comincia…
Se vi riconoscete in questi scenari o in situazioni simili e state valutando l’acquisto di un software documentale, ecco due consigli:
– Non improvvisate, fatevi consigliare da un partner IT competente, perché, oltre al software in sé, è importante anche come viene implementato e fa una grande differenza sul grado di efficienza e di valore aggiunto che può dare.
– Prima di scegliere un software documentale fate un’analisi interna sulle esigenze prioritarie e richiedete una demo personalizzata.
Divimast interfaccia sempre il gestionale Microsoft Dynamics 365 Business Central con il documentale in uso presso il cliente e propone il DMS Globe di Arket, perché flessibile e facilmente customizzabile. Richiedeteci una demo dal form del sito.
