L’archiviazione digitale non è un super potere, ma potrebbe
Dematerializzare un documento significa che il documento non viene prodotto in forma cartacea, ma esiste solo in formato digitale. L’archiviazione digitale permette di archiviare in modo intelligente e ottimizzato il documento digitale, perché sia facilmente fruibile e accessibile per gli utenti in possesso dei requisiti di accesso, utilizzando dei tag o delle chiavi di ricerca.
L’Osservatorio per la Fatturazione elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano ha raccolto dei numeri significativi in merito al processo di dematerializzazione dei documenti: partendo dal presupposto che 3,6 ore a settimana sono dedicate alla gestione dei documenti cartacei e che in media un documento cartaceo può costare circa 2 euro, ma si può arrivare a 8 euro a documento, se si considerano tutti i costi (ma proprio tutti), partendo dalla stampa e spedizione, fino alla gestione e archiviazione. I numeri sono chiari e non lasciano dubbi in merito al risparmio di costi, tempo e spazio: dematerializzare non è una scelta, è l’unica opzione sensata.
Come dematerializzare e organizzare l’archiviazione digitale: qualche consiglio
Sicuramente non è un percorso da improvvisare, va fatta un’analisi rispetto ai documenti dell’azienda, quali nascono digitali ed è possibile evitare che diventino cartacei, quali invece arrivano in azienda cartacei, quanti di questi è possibile far in modo che arrivino in digitale e/o come digitalizzarli. Quali i flussi di lavoro sui diversi documenti, le persone che possono avere l’accesso in visualizzazione o in modifica, gli eventuali iter approvativi, l’archiviazione delle versioni firmate, la gestione dei documenti che hanno scadenza.
Dematerializzare e archiviare digitalmente i documenti di un’azienda sono attività complesse, che vanno pianificate, organizzate e divise in step temporali, non si fanno schioccando le dita, quello sarebbe un super potere.
Inoltre, è necessario scegliere il software documentale, detto anche DMS, che sta per Document Management System, tradotto come sistema di gestione documenti, più adatto alle esigenze aziendali, ce ne sono diversi, alcuni validi, con costi di licenza e canoni di manutenzione da valutare.
Globe: il Document Management System selezionato da Divimast
L’esperienza di Divimast con il gestionale Microsoft Dynamics 365 Business Central ci ha portato a selezionare il Documentale Globe, prodotto e distribuito da Arket, perché, come Dyn365BC, Globe è un software flessibile e customizzabile, con un’interfaccia per l’utente molto semplice da utilizzare e un App mobile intuitiva, che permette di aver accesso ai documenti anche fuori sede. Completo e versatile, una volta fatto il setup, Globe DMS può essere gestito in autonomia dal personale interno dell’azienda. Ha un sistema di workflow che permette flussi anche complessi, con la possibilità di pianificare notifiche e invii. Il modulo portale web per l’accesso a utenti esterni all’azienda, come ad esempio clienti e fornitori, permette al documentale Globe di ampliare la catena di gestione dei documenti e ottimizzare ancora meglio tempi e flussi.
Dematerializzare e archiviare digitalmente non è cosa da super eroi, nel senso che è un’attività reale alla portata di tutti oggi, anche se non si tocca come un foglio di carta stampato, ma il risparmio di tempo e di costi che potreste ottenere con un’attività di dematerializzazione e archiviazione digitale ben fatta potrebbe essere considerata il vostro super potere.
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