Fattura elettronica: prove generali con l’obbligo per i rifornimenti di carburante.
ATTENZIONE: il Governo con il ‘decreto Dignità’ sposta la data dell’avvio da luglio al primo gennaio 2019
1 luglio 2018: per aziende e agenti che deducono il costo del carburante è una data da segnare sul calendario. In quella data, infatti, scatta l’obbligo di pagare i carburanti con carta (di credito, di debito oppure prepagata) secondo quanto stabilito dal decreto legislativo n.127 5/8/2015 e di ricevere, a fronte del pagamento, una fattura elettronica.
Saranno dunque le aziende che hanno una flotta di mezzi aziendali utilizzati da agenti oppure trasportatori (e comunque tutte quelle categorie professionali che possono ‘scaricare’ i costi per il rifornimento) a fare per prime esperienza di cosa significa ricevere una fattura elettronica.
A seguito del pagamento, infatti, si riceverà una fattura elettronica (formato xml) tramite SDI (sistema di interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate), che sarà l’unico documento fiscalmente riconosciuto e dunque deducibile.
Che cosa bisogna fare per adeguarsi alla nuova procedura prevista dalla legge?
E più precisamente:
- Come faccio a leggere la fattura XML?
- Come faccio ad accettare o rifiutare la fattura?
- Dove e come conservo fatture, esiti e notifiche?
Per chi gestisce la contabilità con un software ERP la soluzione migliore consiste nell’integrare il proprio ERP con una funzione ad hoc.
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- Scarica le fatture (xml o pdf)
- Stampa le fatture
- Traccia il percorso delle fatture
I vantaggi della fatturazione elettronica gestita con il tuo ERP
- Sicurezza di invio e ricezione
- Certificazione esigibilità del credito
- Conservazione automatica di tutti i documenti
- Riduzione del data entry nel gestionale
- Riduzione dei costi amministrativi
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Vuoi sapere di più sulla fatturazione elettronica?
Ecco qui le risposte alle domande più frequenti
Che cos’è la fatturazione elettronica?
La Fatturazione Elettronica è un processo digitale di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture (che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione – D.LGS 127/2015 Decreto IVA )
Da quando sarà obbligatoria la Fatturazione Elettronica B2B?
Dal 1 luglio 2018
Per cessioni di benzina o gasolio per motori e per prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici.
Dal 1 gennaio 2019
Per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche, a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi avvengano tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio italiano.
Come funziona la Fatturazione Elettronica?
Le Fatture Elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate nel formato digitale XML (extensible Markup Language), il linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
Le Fatture Elettroniche dovranno obbligatoriamente transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, il quale notificherà esiti e stati delle fatture emesse e ricevute.
La fattura cartacea diventa Fattura Elettronica e dovrà presentare:
- la firma digitale
- il bollo virtuale (sostituisce la marca da bollo)
- una marca temporale (timestamp), che certifica l’orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico esattamente come attesta la “data certa” del timbro postale.
Conservazione Documentale Sostitutiva
Trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio non basta per assolvere tutti gli obblighi di conservazione!
Clienti e Fornitori avranno l’obbligo di effettuare la conservazione digitale a norma delle fatture attive e passive.
La Conservazione a norma è un’attività di collocazione su un archivio sicuro dei documenti al fine di rispondere ai requisiti di natura fiscale e civilistica.
Conservazione Documentale Sostitutiva VS Archiviazione Digitale
L’archiviazione digitale, ossia la semplice conservazione dei documenti in formato digitale (es: pdf salvato su hard disk) NON è sufficiente.
La conservazione documentale sostitutiva
Sistema di archiviazione che garantisce il mantenimento della certezza giuridica dei documenti per tutto il periodo di conservazione
• Autenticità dell’origine, integrità del contenuto, data certa elettronica e leggibilità dei documenti
• Disponibilità per tutto il periodo obbligatorio di conservazione e continuità operativa
• Delega delle attività in capo al Responsabile della Conservazione
• Conservatori accreditati presso AgiD per la garanzia del livello di qualità, affidabilità e sicurezza più elevato nell’erogazione del processo di conservazione
• Accesso sicuro via web
• Rispetto normativa privacy
• Massima sicurezza nei data center ed in tutto il processo di conservazione
• Luogo di conservazione nel territorio nazionale se è un Conservatore Accreditato
Vantaggi della fatturazione elettronica
• Diminuiscono i tempi per la creazione, invio e conservazione delle fatture.
• Si riducono le spese di spedizione postale e le spese di stampa dei documenti.
• Non sarà più necessario stampare e custodire le fatture in formato cartaceo
• I dati sensibili sono protetti, l’invio della fattura è regolamentato dallo SDI che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti
• È possibile tracciare l’invio e la ricezione dei documenti, sapendo se l’invio della fattura è andato a buon fine. In caso di controllo fiscale, le fatture sono reperibili e consultabili con facilità in qualsiasi momento.
