Già realtà per chi lavora con la Pubblica Amministrazione, dal 2019 l’E-Invoicing diventerà obbligatoria anche nelle operazioni B2B tra privati e viaggerà attraverso il sistema di interscambio SDI.
La Fattura Elettronica è una fattura tradizionale prodotta in formato digitale invece che su carta. L’introduzione dell’obbligo comincerà per alcune transazioni, dal 1° luglio 2018 (leggi qui per approfondimenti) ma l’innovazione non riguarderà solo il formato bensì il valore legale e l’integrità del contenuto.
Per non trovarsi impreparati all’introduzione della Fatturazione Elettronica, iniziamo facendo un po’ di chiarezza nella terminologia.
- FIRMA ELETTRONICA VS FIRMA DIGITALE
La Firma Elettronica che apponiamo in calce alle nostre mail identifica semplicemente il mittente, mentre la Firma Digitale è l’equivalente informatico della tradizionale firma autografa.
La Firma Digitale:
- Garantisce l’identità del sottoscrittore
- Assicura che il documento non sia stato modificato successivamente
- Attribuisce piena validità legale al documento firmato
L’uso della Firma Digitale, lì dove richiesto, riduce la gestione dei documenti in forma cartacea, snellendo i rapporti tra cittadini, imprese e PA.
2. COME FUNZIONA LA PEC?
Dal punto di vista giuridico, la PEC – Posta Elettronica Certificata – equivale a tutti gli effetti ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. La firma elettronica che viene apposta equivale invece al timbro dell’ufficio postale e ne garantisce quindi la provenienza e l’inalterabilità.
L’invio di documenti può avvenire sia tra caselle certificate ma anche da/verso caselle di posta ordinaria, con le opportune configurazioni. Quello che è importante sottolineare riguarda la validità della PEC: una volta che viene recapitata la ricevuta di ritorno al mittente, questa ha piena validità legale, anche se la mail non viene letta dal destinatario.
Inoltre essendo un oggetto nativo digitale, deve essere conservato digitalmente: la semplice stampa non ne certifica l’origine digitale.
3. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA VS CONSERVAZIONE DIGITALE
L’ Archiviazione Elettronica “è una qualsiasi metodologia di memorizzazione di un file su un supporto informatico”, mentre la Conservazione Digitale è una procedura regolamentata che prevede la preservazione, governata da un responsabile, di documenti in determinati formati e corredati di specifici indici. La conservazione digitale non è dunque un semplice salvataggio di documenti nel server aziendale ma corrisponde alla sostituzione del documento cartaceo con uno in formato digitale il cui valore legale è testimoniato da una firma digitale e un’ indicazione temporale. Ciò garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
Quindi per fare un esempio concreto una PEC lasciata in memoria nella casella di posta non è conservata correttamente.
4. INVIO DATI FATTURA VS INVIO FATTURA
Da IlSole24Ore:
“L’invio dati fattura (il cosiddetto “Spesometro”) è un adempimento obbligatorio nei rapporti con il fisco per tutti gli Enti e le Aziende italiane. Consiste nella trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all’Agenzia delle Entrate, sotto forma di file Xml.
Le Fatture Elettroniche, invece, sono i singoli documenti in formato digitale; l’invio delle fatture in formato digitale Xml è un obbligo verso la PA, mentre, fino al 2018, rimarrà un’opzione per le aziende che fanno business con altre aziende private.
La relazione tra Spesometro e Fatturazione Elettronica sta nella lettura dei metadati: quando si emette una fattura digitale inviata tramite SDI, i metadati di questa fattura vengono automaticamente memorizzati dall’Agenzia delle Entrate e quindi non c’è più bisogno di inserirle nello Spesometro. In futuro, l’adozione obbligatoria della fatturazione B2B renderà quindi più semplice rispettare l’adempimento burocratico.”
